Arbeiten in Silos an 14 Standorten

Kemkens ist in den niederländischen Provinzen Nordbrabant, Zeeland, Limburg und Utrecht tätig und verfügt über mehrere Standorte, die bisher alle nach eigenen Methoden arbeiteten. Ben Nederkoorn arbeitet in der Abteilung für Qualität und Sicherheit und kennt das alte Problem nur zu gut. Vom Hauptsitz in Oss aus gab es kaum Einblick in das Geschehen an den anderen Standorten. Wie weit waren die Arbeitsplatzinspektionen fortgeschritten? Wie wurden Qualitätsprobleme gelöst? Was passierte nach einem Unfall? Rückfragen bei der Personalabteilung halfen nur bedingt, da diese selbst darauf angewiesen war, was die einzelnen Standorte zurückmeldeten.

„Wir haben gemerkt, dass uns einfach viele Informationen fehlten. Wie gehen wir das am besten an?“

Eine Plattform für Qualität und Sicherheit vereint

Kemkens entschied sich für SafetyFirst als zentrale Plattform, auf der Mitarbeiter alles melden können: Qualitätsprobleme, unsichere Situationen, Beinaheunfälle. Alles läuft an einem Ort zusammen, mit direktem Einblick pro Standort und der Möglichkeit, Berichte über die Leistung eines Standorts zu erstellen. SafetyFirst wurde vor etwa einem Jahr bei Kemkens eingeführt. Kollegin Marije wurde zur Botschafterin der Plattform und besuchte jeden Standort, um Toolbox-Meetings durchzuführen und die App in der Praxis zu zeigen, wobei Ben dort unterstützte, wo praktische Erklärungen nötig waren.

„Wir glauben, das Wichtigste, um Akzeptanz zu schaffen, ist den Leuten zu erklären, warum wir das tun. Und ich denke, das funktioniert bisher sehr gut. Aber es ist ein fortlaufender Prozess. Er hört eigentlich nie auf.“

Mehr Meldungen und deutlich mehr Transparenz

Nach einem Jahr ist Ben vorsichtig damit, endgültige Schlüsse über große Veränderungen zu ziehen, einfach weil es keine Basislinie zum Vergleich gab. Was jedoch klar ist: Die Anzahl der Meldungen liegt weit über dem früheren Niveau, und das ergibt für ihn Sinn. Die Hemmschwelle für eine Meldung ist jetzt viel niedriger. Mitarbeiter können direkt über die App in unter 30 Sekunden eine Meldung abgeben, während sie früher ein Formular beim Vorgesetzten anfordern und von Hand ausfüllen mussten. Was Ben am meisten beeindruckt hat, ist, wie viel mehr Einblick er jetzt in die enorme Vielfalt der Arbeitsumgebungen hat, die er selbst nie besuchen könnte. Man denke an Bodenöffnungen und Treppenhausöffnungen, die zu nah an Heizkesseln positioniert sind, sodass den Technikern kaum Platz zum sicheren Arbeiten bleibt.

„Jetzt, wo sie Fotos machen und ich sie aus der Ferne prüfen kann, sehe ich erst, wie unterschiedlich die Situationen tatsächlich sind.“

Ein Heizkessel, eine Treppe und eine Meldung, die den Unterschied machte

Ein konkretes Beispiel: Ein Kombi-Heizkessel wurde so nah an einer Treppenhausöffnung installiert, dass dem Techniker kaum 20 Zentimeter Platz zwischen Kessel und Öffnung blieben. Ohne eine Meldung kann eine solche unsichere Situation jahrelang unbemerkt bleiben, bis sie endlich jemand anspricht und das Gespräch mit dem Bewohner weitaus schwieriger wird, als wenn es sofort gemeldet worden wäre.

Sobald eine solche Meldung eingeht, handelt Kemkens sofort. Bei einer Wohnungsbaugesellschaft bedeutet das, das Gespräch zu suchen: Die Situation ist nicht sicher genug für Wartungsarbeiten, und das ist ein Risiko, das Kemkens seinen Technikern nicht zumuten will.

„Sicherheit steht für uns immer an erster Stelle. Wir setzen die Sicherheit unserer Techniker nicht aufs Spiel. Gleichzeitig ist ein sicherer Heizkessel ebenfalls essenziell, und genau deshalb bitten wir die Leute, es zu melden: Nur dann können wir tatsächlich etwas dagegen tun.“

Von jährlichen Audits zu zweiwöchentlichen Übersichten

Die Plattform hat auch die Art und Weise verändert, wie Inspektionen durchgeführt werden. Früher hatte jeder Standort seinen eigenen Qualitätsprüfer, der oft auch als Techniker tätig war. Ben erhielt normalerweise nur ein- oder zweimal im Jahr während eines internen Audits Einblick in Qualitätsprobleme oder Sicherheitsmeldungen. Das hat sich geändert: Vom Hauptsitz aus kann er nun alle zwei Wochen überprüfen, wie es um die Anzahl der durchzuführenden Qualitätsprüfungen und Arbeitsplatzinspektionen steht.

Auch für die Techniker ist die Arbeit einfacher geworden. Das Ausdrucken eines Inspektionsformulars, das Ausfüllen und Zurückschicken wurde durch ein Formular ersetzt, das in 30 Sekunden auf dem Handy verfügbar ist – inklusive Fotos und der Option, direkt vor Ort eine Aufgabe zu erstellen, falls etwas repariert werden muss.

„Die Kommunikation ist dadurch auch viel schneller geworden. Das ist definitiv eine Verbesserung gegenüber der alten Arbeitsweise.“

Jeder Standort und jede Abteilung hat nun eine verantwortliche Person für die Bearbeitung von Meldungen, wobei die Qualitäts- und Sicherheitsabteilung bei Bedarf als unterstützendes Sicherheitsnetz fungiert.

Ratschläge für andere Organisationen

Für alle, die vor einer ähnlichen Einführung stehen, lautet Bens wichtigste Erkenntnis: Akzeptanz entsteht nicht durch das Aufzwingen eines neuen Systems, sondern durch das Erklären der Hintergründe.

„Es geht nicht darum, aus einem Kontrollbedürfnis heraus alles erfassen zu wollen. Es geht darum, dass die Leute verstehen, warum wir das tun – und das ist ein Prozess, in den man kontinuierlich investieren muss.“

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