Arbejde i siloer på tværs af 14 lokationer

Kemkens opererer i de hollandske provinser Noord-Brabant, Zeeland, Limburg og Utrecht med flere lokationer, der hver især arbejdede på deres egen måde. Ben Nederkoorn arbejder i kvalitets- og sikkerhedsafdelingen og kender det gamle problem alt for godt. Fra hovedkontoret i Oss var der begrænset indsigt i, hvad der skete på de andre lokationer. Hvor langt var man med arbejdspladsvurderingerne? Hvordan blev kvalitetsproblemer løst? Hvad skete der efter en ulykke? At spørge HR hjalp kun begrænset, da HR selv var afhængig af, hvad hver lokation indrapporterede.

"Vi bemærkede, at vi simpelthen manglede en masse information. Hvordan griber vi det bedst an?"

Én platform til både kvalitet og sikkerhed

Kemkens valgte SafetyFirst som en samlet, central platform, hvor medarbejdere kan indrapportere alt: kvalitetsproblemer, usikre situationer og nærved-hændelser. Alt samles ét sted med direkte indsigt per lokation og mulighed for at generere rapporter om, hvordan det går på de enkelte sites. SafetyFirst blev rullet ud hos Kemkens for cirka et år siden. Kollegaen Marije blev platformens ambassadør og besøgte hver lokation for at afholde toolbox-møder og vise appen i praksis, mens Ben deltog, hvor der var brug for praktisk forklaring.

"Vi mener, at det vigtigste for at skabe opbakning er at forklare folk, hvorfor vi gør det her. Og jeg synes, det fungerer rigtig godt indtil videre. Men det er en løbende proces. Det stopper aldrig rigtigt."

Flere rapporter og langt bedre overblik

Efter et år er Ben forsigtig med at drage faste konklusioner om store ændringer, simpelthen fordi der ikke var noget baseline-grundlag at sammenligne med. Hvad der står klart er, at antallet af rapporter ligger langt over det tidligere niveau, og for ham giver det god mening. Barriererne for at indsende en rapport er meget lavere nu. Medarbejdere kan indsende en rapport direkte fra appen på under 30 sekunder, hvor de før skulle anmode om en blanket fra deres leder og udfylde den i hånden. Det, der har overrasket Ben mest, er, hvor meget bedre indsigt han nu har i den store variation af arbejdsmiljøer, han aldrig selv kunne besøge. Tænk på gulvåbninger og trappeåbninger placeret for tæt på kedler, hvilket efterlader teknikere med knap nok plads til at arbejde sikkert.

"Nu hvor de tager billeder, og jeg kan gennemgå dem på afstand, kan jeg virkelig se, hvor varieret det faktisk er."

En kedel, en trappe og en rapport, der gjorde forskellen

Et konkret eksempel: en kombikedel installeret så tæt på en trappeåbning, at en tekniker kun havde knap 20 centimeters frirum mellem kedlen og åbningen. Uden en rapport kan en sådan usikker situation forblive ubemærket i årevis, indtil nogen endelig gør opmærksom på det, og samtalen med beboeren bliver langt sværere, end hvis det var blevet markeret med det samme.

Så snart en sådan rapport kommer ind, handler Kemkens med det samme. Med en boligforening betyder det, at man starter samtalen: situationen er ikke sikker nok til at udføre vedligeholdelse, og det er en risiko, Kemkens ikke vil bede sine teknikere om at tage.

"Sikkerheden kommer altid først for os. Vi vil ikke sætte vores teknikerens sikkerhed på spil. Samtidig er en sikker kedel også afgørende, hvilket netop er grunden til, at vi beder folk om at indrapportere det: kun da kan vi rent faktisk gøre noget ved det."

Fra årlige audits til hver anden uge

Platformen har også ændret måden, inspektioner fungerer på. Tidligere havde hver lokation sin egen kvalitetsinspektør, som ofte også arbejdede som tekniker. Ben fik typisk kun indsigt i kvalitetsproblemer eller sikkerhedsrapporter en eller to gange om året under en intern audit. Det har ændret sig: fra hovedkontoret kan han nu hver anden uge tjekke, hvordan det står til med antallet af kvalitetstjek og arbejdspladsvurderinger, der skal færdiggøres.

Arbejdet er også blevet lettere for teknikerne. At printe en blanket til arbejdspladsvurdering, udfylde den og sende den retur er blevet erstattet af en formular, der er på deres telefon på 30 sekunder, komplet med billeder og muligheden for at oprette en opgave på stedet, hvis noget skal udbedres.

"Det har også gjort kommunikationen meget hurtigere. Det er helt klart en forbedring i forhold til, hvordan det fungerede før."

Hver lokation og afdeling har nu en ansvarlig person til at håndtere indberetninger, mens afdelingen for kvalitet og sikkerhed fungerer som et sikkerhedsnet, der støtter dem efter behov.

Gode råd til andre organisationer

Til alle, der står over for en lignende udrulning, er Bens vigtigste læring, at opbakning ikke skabes ved at påtvinge et nyt system. Den skabes ved at forklare, hvorfor det sker.

"Det handler ikke om at få alt indberettet ud fra et behov for kontrol. Det handler om, at folk forstår, hvorfor vi gør det, og det er en proces, man bliver nødt til at investere i løbende."

‍