Von der Papierunterschrift zum digitalen Datensatz

Tjaden betreibt Grundwasserabsenkungen, um Baustellen trocken zu halten, und verfügt zudem über eine spezialisierte Abteilung für Aquifer-Wärmespeicher (ATES) sowie das reguläre Tagesgeschäft. Alex van Hoof arbeitet dort als Sicherheitsexperte. Vor drei Jahren nutzte er noch ein System, bei dem das Ausfüllen eines einzigen Berichts zehn Minuten dauern konnte und am Ende keine auswertbaren Daten vorlagen. Als Tjaden die Stufe 3 der Safety Culture Ladder (SCL) erreichen wollte, stellte sich die Frage, wie das Melde- und Berichtswesen tatsächlich verbessert werden könnte. Zufällig kam gerade ein neuer Projektleiter hinzu, der bereits gute Erfahrungen mit SafetyFirst bei einem früheren Arbeitgeber gesammelt hatte. Eine kleine Gruppe machte sich an die Arbeit, testete die App auf ihre Anforderungen hin, und die Entscheidung fiel schnell.

Die alte Art der Durchführung von Toolbox-Meetings war meist reine Formsache: Man besprach die Toolbox gemeinsam, unterschrieb ein Blatt Papier, und das Papier landete im Müll. Heute sind 53 Toolbox-Meetings im System erfasst, mit dem Ziel, diese Zahl im kommenden Jahr zu verdoppeln.

„Das Beste daran ist, dass es auch als Nachschlagewerk dient. Ich höre von unseren Leuten manchmal: ‚Ach ja, das habe ich noch mal nachgeschlagen, wie war das noch gleich?‘“

Berichte, die sofort an der richtigen Stelle landen

Berichte erreichen jetzt automatisch den richtigen Manager. Wenn ein Bericht nicht von selbst dort landet, wo er sollte, fungiert Alex als Sicherheitsnetz: Er behält den Überblick und sorgt dafür, dass die Information schnell die richtige Person erreicht.‍

„Früher musste ich für jede Beschwerde eine Papierakte anlegen, also habe ich im Grunde doppelte Arbeit gemacht. Jetzt leite ich einfach alles direkt an die richtigen Leute weiter.“

Vertrauen als Schlüssel zu einer fehlerfreundlichen Meldekultur

Bei Tjaden ist Vertrauen das Fundament, auf dem die gesamte Meldekultur ruht. Die Leute melden nur dann etwas, wenn sie darauf vertrauen können, dass damit vernünftig umgegangen wird.

„Dieses Vertrauen ist enorm wichtig, denn es liegt an den Mitarbeitern selbst, ob sie etwas melden oder nicht.“

Bei Tjaden geht es ausdrücklich nicht darum, Schuldige zu suchen, sondern Muster zu erkennen. Die Geschäftsführung und die Manager betonen das ständig. Dieses Vertrauen muss manchmal buchstäblich geschützt werden: Wenn jemand lieber nicht unter eigenem Namen melden möchte, trägt Alex den Bericht selbst in das System ein, sodass der Manager nicht weiß, von wem er stammt. Bei kleineren Verletzungen gibt es immer noch eine Hemmschwelle: Kleine Schnittwunden und Schürfwunden werden oft nicht gemeldet und stillschweigend mit einem Pflaster versorgt. Alex erfährt meist trotzdem über den Flurfunk davon und spricht es dann im Nachhinein im Gespräch an.

„Ich glaube, ich erfahre von etwa 80 % der Vorfälle. Diesem restlichen Teil gehe ich weiter nach. Ich bin überzeugt, dass wir seit der Einführung von SafetyFirst deutlich mehr Informationen erhalten als zuvor.“

SCL versus VCA: Von Papier zur Kultur

Für Alex besteht der Unterschied zwischen VCA (einer niederländischen und belgischen Arbeitssicherheitszertifizierung) und der Safety Culture Ladder genau in dieser Art von Dialog. VCA dreht sich seiner Ansicht nach hauptsächlich um Dokumentation: Ist die Richtlinie auf Papier, gibt es eine Unterschrift darunter? Das SCL-Audit hingegen geht direkt in den Dialog mit den Mitarbeitern vor Ort: In einem Unternehmen mit 90 Mitarbeitern mussten etwa 25 Personen interviewt werden.

„Die SCL betrachtet wirklich die Kultur. Wie gehen die Leute intern mit Dingen um, wie ist die Einstellung? Das finde ich wesentlich nützlicher als einen Standard, der hauptsächlich fragt, wie gut etwas dokumentiert wurde.“

Laut Alex wird diese Kultur auch dadurch getragen, dass sich die Teams gut kennen, auch außerhalb der Arbeit. Bei Tjaden arbeiten mehrere Väter und Söhne und sogar ein Schwiegersohn in denselben festen Teams zusammen.

Tipp für andere Organisationen: Klein anfangen

Wer gerade erst mit der Zertifizierung oder einem System wie SafetyFirst beginnt, dem rät Tjaden, sich nicht zu viel auf einmal vorzunehmen. Tjaden hat die App bewusst zunächst in einem kleinen Team eingeführt und dabei genau definiert, wofür die App gedacht ist und wofür nicht.

„Überlegen Sie sich gut: Was will ich eigentlich mit dieser App erreichen? Die Leute müssen eine Meldung abgeben und eine Toolbox lesen können – das deckt bereits einen Großteil ab. Andere Abteilungen wollten hier sofort ihre eigenen Formulare in die App integrieren. Das haben wir erst einmal zurückgestellt: Bleiben Sie bei dem, was Sie kennen, dann bleibt das Fundament stabil.“

Tjaden hat auch in der Praxis für Übersichtlichkeit gesorgt: Nur größere, länger laufende Projekte haben einen festen Platz in der App erhalten, während kürzere Aufträge einfach per GPS nachverfolgbar bleiben. So bleibt die Liste überschaubar, selbst bei Projekten, die über die Niederlande und Belgien verteilt sind.

„Wir haben das Rad nicht neu erfunden. Viele Unternehmen nutzen dieses System, und das nicht ohne Grund. Aber natürlich muss es zum eigenen Unternehmen passen, sonst bringt es nichts.“

‍