Eilandwerk over 14 vestigingen

Kemkens is actief in Noord-Brabant, Zeeland, Limburg en Utrecht, met meerdere vestigingen die allemaal op hun eigen manier werkten. Ben Nederkoorn werkt op de afdeling kwaliteit en veiligheid en herkent het probleem van toen precies. Vanuit de hoofdvestiging in Oss was er weinig zicht op wat er op de andere locaties gebeurde. Hoe ver stonden ze met werkplekinspecties? Hoe ging de afhandeling van kwaliteitsafwijkingen? Wat gebeurde er bij ongevallen? Navragen bij HR hielp maar half, want die was op zijn beurt weer afhankelijk van wat de vestigingen zelf doorgaven.

“We merkten gewoon dat we heel veel informatie misten. Hoe kunnen we dat nou het beste aanpakken?”

Eén platform voor kwaliteit en veiligheid samen

De keuze viel op VeiligWerk als één centraal platform waarin medewerkers alles kunnen melden: van kwaliteitsafwijkingen tot onveilige situaties tot bijna-ongevallen. Alles komt op één plek samen, met direct inzicht per vestiging en de mogelijkheid om rapportages te draaien over hoe een locatie ervoor staat. Ongeveer een jaar geleden is VeiligWerk uitgerold binnen Kemkens.  Collega Marije trok als ambassadeur van het platform langs de vestigingen, hield toolboxen om de app in de praktijk te laten zien en sloot Ben aan waar nodig voor praktische uitleg.

“Wij denken dat het belangrijkste om draagvlak te bereiken is door mensen uit te leggen waarom we dingen doen. En ik denk dat dat tot nu toe ook heel goed werkt. Alleen dat is een blijvend proces. Dat blijft doorgaan.”

Meer meldingen en vooral meer inzicht

Na een jaar gebruik durft Ben nog geen harde conclusies te trekken over grote veranderingen, simpelweg omdat er geen nulmeting was om mee te vergelijken. Wat wel duidelijk is: het aantal meldingen ligt een stuk hoger dan voorheen, en dat is volgens hem logisch. De drempel om een melding te maken is een stuk lager. Mensen kunnen binnen 30 seconden vanuit de app direct een melding maken, waar ze voorheen een formulier moesten opvragen bij hun leidinggevende en die dan moesten invullen. Wat Ben vooral is opgevallen: veel meer zicht op de diversiteit van werkomgevingen die hij zelf nooit allemaal kan bezoeken. Denk aan vloergaten en trapgaten die te dichtbij ketels hangen, waardoor monteurs nauwelijks ruimte hebben om veilig te werken.

“Nu zie ik, doordat ze foto’s maken en ik op afstand kan meekijken, hoe divers het eigenlijk is.”

Een ketel, een trap en een melding die het verschil maakt

Een concreet voorbeeld: een cv-ketel die zo dichtbij een trapgat hangt dat een monteur maar een kleine 20 centimeter ruimte overhoudt tussen de ketel en de trapopening. Zonder melding blijft een onveilige situatie soms jarenlang onopgemerkt liggen, tot iemand er alsnog een probleem van maakt en de discussie met de bewoner ineens veel lastiger wordt dan wanneer het meteen was gemeld.

Zodra zo’n melding binnenkomt, gaat Kemkens er daarom direct mee aan de slag. Bij een woningstichting betekent dat het gesprek aangaan: de situatie is niet veilig genoeg om onderhoud te kunnen uitvoeren, en dat risico kan Kemkens zijn monteurs niet laten lopen.

“Het veiligheidsprincipe is voor ons altijd leidend. We gaan de veiligheid van onze monteurs niet op het spel zetten. Terwijl een veilige cv-ketel natuurlijk ook essentieel is, daarom nodigen we mensen uit: meld het, want alleen dan kunnen we er iets aan doen.

Van jaarlijkse audit naar tweewekelijks overzicht

Ook op het gebied van inspecties heeft het platform impact gehad. Vroeger had iedere vestiging een eigen kwaliteitscontroleur, die vaak ook nog als monteur actief was. Inzicht in kwaliteitsafwijkingen of veiligheidsmeldingen kreeg Ben doorgaans maar een of twee keer per jaar, tijdens een interne audit. Nu is dat wel anders: vanaf het hoofdkantoor kan tweewekelijks gekeken worden hoe het staat met het aantal kwaliteitscontroles en werkplekinspecties dat moet worden uitgevoerd.

Ook voor de monteurs zelf is het werk makkelijker geworden: een werkplekinspectie printen, invullen en opsturen is vervangen dooreen formulier dat binnen 30 seconden op de telefoon staat, compleet met foto’s en de mogelijkheid om direct een taak aan te maken als iets moet worden opgelost.

“De lijnen worden daardoor ook veel korter. Dat is zeker een verbetering ten opzichte van eerst.”

Per vestiging en afdeling is inmiddels een verantwoordelijke aangewezen voor de afhandeling van meldingen, met de afdeling kwaliteit en veiligheid als vangnet om te ondersteunen waar dat nodig is.

Tip voor andere organisaties

Voor wie voor een vergelijkbare uitrol staat, is Bens belangrijkste les dat draagvlak niet ontstaat door een nieuw systeem op teleggen, maar door uit te leggen waarom het er komt.

“Dit is niet bedoeld om alles gemeld te krijgen uit een soort controledrang. Het gaat erom dat mensen begrijpen waarom we het doen, en dat blijft een proces waar je continu in blijft investeren.”

‍