Tjaden driver afvandingsprojekter for at holde byggepladser tørre, sideløbende med en dedikeret afdeling for akvifer-varmelagring (ATES) og deres øvrige forretningsaktiviteter. Alex van Hoof arbejder der som sikkerhedsekspert, og for tre år siden brugte han stadig et system, hvor det kunne tage ti minutter at indgive en enkelt rapport, uden at efterlade noget, der rent faktisk kunne analyseres. Da Tjaden skulle opnå Safety Culture Ladder (SCL) trin 3, blev spørgsmålet, hvordan rapportering og dokumentation kunne forbedres i praksis. Tilfældigvis var en ny projektleder netop startet, som allerede havde gode erfaringer med SafetyFirst fra en tidligere arbejdsplads. En lille gruppe gik i gang, testede appen mod deres egne krav, og beslutningen blev truffet hurtigt.
Den gamle måde at afholde værktøjsmøder på var mest en formalitet: folk diskuterede værktøjet, skrev under på et stykke papir, og papiret endte i skraldespanden. I dag er der logget 53 værktøjsmøder i systemet, med en ambition om at fordoble det antal i det kommende år.
”Det bedste ved det er, at det også fungerer som opslagsværk. Jeg hører nogle gange fra vores folk, at de siger: nå ja, det slog jeg lige op igen, for hvordan var det nu lige, det hang sammen?”
Rapporter når nu automatisk frem til den rette leder. Når en rapport ikke naturligt lander, hvor den skal, fungerer Alex som sikkerhedsnet: han bevarer overblikket og sørger for, at den hurtigt når frem til den rette person.
”Jeg plejede også at skulle oprette en papirmappe for hver klage, så jeg lavede reelt dobbeltarbejde. Nu sender jeg bare alt direkte videre til de rette personer.”
Hos Tjaden er tillid det fundament, som hele rapporteringskulturen hviler på. Folk rapporterer kun noget, hvis de kan stole på, at det bliver håndteret fornuftigt.
”Den tillid er virkelig vigtig, for det er op til folk selv, om de rapporterer noget eller ej.”
Hos Tjaden handler det eksplicit ikke om at placere skyld, men om at genkende mønstre. Ledelsen og cheferne understreger det konstant. Den tillid skal nogle gange beskyttes helt bogstaveligt: hvis nogen foretrækker ikke at rapportere i eget navn, indtaster Alex rapporten i systemet for dem, så lederen ikke ved, hvem den kommer fra. Der eksisterer stadig en tærskel omkring mindre skader: små rifter og skrammer bliver ofte ikke rapporteret og bliver i stedet stille og roligt klaret med et plaster. Alex plejer alligevel at høre om det gennem jungletrommerne og tager det stadig op i en samtale efterfølgende.
”Jeg tror, jeg ender med at høre om cirka 80 % af hændelserne. Den sidste del er noget, jeg undersøger nærmere. Jeg er overbevist om, at vi får meget mere information ind, siden vi begyndte at bruge SafetyFirst, end vi gjorde før.”
For Alex handler forskellen mellem VCA (en hollandsk og belgisk certificering for arbejdssikkerhed) og Safety Culture Ladder præcis om denne type samtale. VCA handler efter hans mening mest om dokumentation: er politikken på papir, er der en underskrift under den? SCL-revisionen går derimod direkte i dialog med folk på gulvet: i en virksomhed med 90 ansatte skulle omkring 25 medarbejdere interviewes.
”SCL kigger virkelig på kulturen. Hvordan håndterer folk tingene internt, hvad er indstillingen. Det finder jeg langt mere nyttigt end en standard, der primært spørger til, hvor godt det er dokumenteret.”
Ifølge Alex bæres den kultur også af, at teams kender hinanden godt, også uden for arbejdstiden. Hos Tjaden arbejder flere fædre og sønner, og endda en svigersøn, sammen i de samme faste teams.
Til alle, der lige er gået i gang med certificering eller et system som SafetyFirst, er Alex' råd ikke at starte for stort. Tjaden udrullede appen kontrolleret med et lille team og holdt skarpt fokus på, hvad appen skulle – og ikke skulle – bruges til.
“Tænk det ordentligt igennem: hvad vil jeg egentlig have ud af den her app? Folk skal kunne indsende en indberetning og læse en værktøjskasse, og det alene dækker allerede en stor del af behovet. Andre afdelinger her ville også med det samme have deres egne formularer ind i appen. Det bremsede vi: hold dig til det, du kender, så forbliver fundamentet solidt.”
Tjaden holdt også tingene overskuelige i praksis: kun de større, længerevarende projekter fik en fast plads i appen, mens kortere opgaver er nemme nok at spore via GPS. Det holder listen overskuelig, selv med projekter spredt ud over Holland og Belgien.
“Vi opfandt ikke den dybe tallerken. Mange virksomheder bruger dette system, og det er der en god grund til. Men det skal selvfølgelig stadig passe til ens egen virksomhed, ellers giver det ingen mening.”
Dura Vermeer
Movares
Vandistrikt Hollandse Delta
Arcadis
