Van papieren handtekening naar digitaal naslagwerk

Tjaden verzorgt bemalingen om bouwlocaties droog te houden en heeft een aparte afdeling voor warmte-koudeopslag, naast de reguliere bedrijfsvoering. Alex van Hoof is er veiligheidskundige en werkte drie jaar geleden nog met een programma waarin een melding zomaar tien minuten kostte en waar geen enkele analyse uit te halen was. Toen Tjaden moest voldoen aan Safety Culture Ladder trede 3, kwam de vraag hoe meldingen en registraties eigenlijk beter konden. Toevallig sloot een nieuwe projectleider aan die al positieve ervaringen had met VeiligWerk bij een vorige werkgever. Een paar man doken erin, toetsten de app aan de eigen eisen, en de knoop was snel doorgehakt.

Ook de oude manier van toolboxen hield vooral zichzelf in stand: mensen bespraken de toolbox samen, zetten een handtekening, en het papier verdween in de prullenbak. Inmiddels staan er 53 toolboxen in het systeem, met de ambitie om dat aankomend jaar te verdubbelen.

"Wat het mooiste is: het is ook een naslagwerk. Ik hoor van onze mensen weleens dat ze zeggen: oh ja, dat heb ik toch nog eens nagekeken, want hoe zat dat ook alweer?"

Meldingen die meteen op de juiste plek landen

Meldingen komen tegenwoordig automatisch bij de juiste manager terecht. Komt een melding niet vanzelf goed uit, dan is Alex het vangnet: hij houdt overzicht en zorgt dat het snel bij de juiste persoon komt.

"Vroeger moest ik bij een klacht ook een papieren dossier maken, dus had ik eigenlijk dubbel werk. Nu stuur ik alles gewoon meteen door naar de juiste mensen."

Vertrouwen als sleutel tot een meldcultuur zonder schuldvraag

Bij Tjaden is vertrouwen de basis waarop de hele meldcultuur rust. Mensen melden alleen als ze erop kunnen vertrouwen dat er verstandig met hun melding wordt omgegaan.

"Dat vertrouwen is heel belangrijk, want het ligt aan de mensen of ze iets melden of niet."

Het draait bij Tjaden nadrukkelijk niet om een schuldvraag, maar om patronen herkennen. De directie en managers benadrukken dat voortdurend. Dat vertrouwen moet soms ook letterlijk beschermd worden. Als iemand liever niet met naam en toenaam wil melden, voert Alex de melding zelf in het systeem in, zodat de manager niet weet van wie het kwam. Ook op kleinere schade rust nog een drempel: kleine sneetjes en schrammen worden vaak niet gemeld, maar mondeling opgelost of met een pleister. Alex hoort het dan later toch, via via, en gaat er alsnog het gesprek over aan.

"Ik denk dat ik zo'n 80% van de meldingen wel binnenkrijg. Dat andere stuk, daar ga ik verder onderzoek naar doen. Ik ben er wel van overtuigd dat we sinds het gebruik van VeiligWerk veel meer informatie binnen krijgen dan voorheen."

SCL versus VCA: van papier naar cultuur

Voor Alex zit het verschil tussen VCA en de Safety Culture Ladder precies in dit soort gesprekken. VCA draait volgens hem vooral om documentatie: staat het beleid op papier, staat er een handtekening onder? De SCL-audit gaat juist het gesprek in met mensen op de werkvloer: bij een bedrijf van 90 man moesten zo'n 25 medewerkers worden gesproken.

"De SCL kijkt echt naar de cultuur. Hoe gaan mensen er intern mee om, wat is de houding. Dat vind ik veel fijner dan eennorm die vooral vraagt hoe het gedocumenteerd staat."

Die cultuur wordt volgens Alex ook gedrag en doordat teams elkaar goed kennen, ook buiten het werk. Bij Tjaden werken meerdere vaders en zonen en zelfs een schoonzoon samen in vaste teams.

Tip voor andere organisaties: houd het klein

Wie net begint met certificering of met een systeem als VeiligWerk, raadt Alex aan vooral niet te groot te beginnen. Tjaden voerde de app bewust met een klein team in en hield scherp voor ogen waarvoor de app wel en niet bedoeld is.

"Denk er goed over na: wat wil ik met die app? Mensen moeten een melding kunnen doen en een toolbox kunnen lezen, en dan heb je al een groot deel te pakken. Andere afdelingen bij ons wilden ook meteen hun eigen formulieren in de app onderbrengen. Dat hebben we tegengehouden:blijf bij je leest, dan staat de basis goed."

Ook praktisch hield Tjaden het behapbaar: alleen de grotere, langlopende projecten kregen een vaste plek in de app, terwijl kortere klussen via GPS eenvoudig te herleiden blijven. Zo blijft de lijst overzichtelijk, ook met projecten door heel Nederland en België.

"We hebben het wiel niet opnieuw uitgevonden. Veel bedrijven gebruiken dit systeem, en dat is niet voor niets. Maar het moet natuurlijk wel aansluiten bij je eigen bedrijf, anders heeft het alsnog geen zin."

‍